Las partes
Identificación de acreedor y deudor
- Nombre o razón social y NIF/CIF.
- Domicilio y canales de contacto conocidos.
- Representantes o interlocutores que participaron.
- Datos bancarios o de facturación relevantes.
El encargo
Cómo nació la obligación de pago
- Contrato firmado.
- Presupuesto aceptado o pedido.
- Condiciones generales incorporadas.
- Correos o mensajes que confirman precio, alcance y plazos.
El cumplimiento
Qué demuestra que entregaste o prestaste el servicio
- Albaranes y justificantes de entrega.
- Partes de trabajo.
- Informes, archivos o resultados entregados.
- Conformidad, recepción o uso por el cliente.
- Ausencia o resolución de incidencias comunicadas.
La deuda
Importe y vencimiento
- Factura completa y rectificaciones, si existen.
- Extracto de cuenta o relación de vencidos.
- Pagos parciales, abonos y compensaciones.
- Cálculo separado de principal y conceptos adicionales.
Las comunicaciones
Qué ocurrió después del vencimiento
- Recordatorios enviados.
- Respuestas y promesas de pago.
- Reconocimientos de deuda.
- Propuestas de calendario o quita.
- Reclamaciones acreditables ya realizadas.
Orden recomendadoGuarda los originales y crea una cronología de una página. No alteres correos, capturas ni documentos para “mejorarlos”.